Diagram Tulang Ikan : Metode untuk Menemukan Inti Permasalahan Bisnis Anda

Baik Anda merupakan pengusaha maupun karyawan biasa, mengetahui cara memecahkan inti permasalahan yang muncul adalah salah satu hal yang penting. Jangan sampai Anda berputar-putar di satu masalah tanpa penyelesaian yang jelas atau malah membiarkannya berlarut-larut hingga mempengaruhi performa perusahaan Anda. Berikut bagaimana cara menggunakan Diagram Tulang Ikan untuk menemukan inti sebuah permasalahan. 

Apa itu Diagram Tulang Ikan?

Diagram Tulang Ikan (Fishbone Diagram) atau disebut juga Ishikawa Diagram ditemukan oleh seorang ahli kontrol kualitas asal Jepang bernama Dr. Kaoru Ishikawa. Ya, itu menjelaskan kenapa ada juga yang menyebut diagram ini sebagai Diagram Ishikawa.

Pada awalnya, diagram ini dirancang untuk membantu karyawan menemukan pokok dan inti dari permasalahan yang ada agar solusi yang ditawarkan tidak hanya menjadi penyelesaian sementara melainkan keseluruhan. Kenapa disebut Diagram Tulang Ikan? Karena diagram ini terlihat seperti kerangka ikan dengan kepala (yang menggambarkan masalah) dan tulang punggung (yang menggambarkan penyebab dari masalah tersebut). Oleh karena itu, diagram ini juga sering disebut sebagai diagram sebab akibat. 

Kapan Anda harus Menggunakan Diagram Tulang Ikan?

Anda mungkin tidak yakin kapan metode Diagram Tulang Ikan harus Anda gunakan. Namun tak usah bingung, ini beberapa panduan untuk menentukan apakah Anda membutuhkan diagram ini atau tidak.

1. Ketika Anda ingin mengetahui penyebab dari munculnya suatu masalah
2. Ketika diskusi tim hanya berputar-putar pada masalah yang sama tanpa ditemukan jalan keluar
3. Terlalu banyak penyebab dari masalah yang ada, sehingga perlu ditentukan prioritasnya
4. Anda bekerja di bidang pengembangan produk dan hendak melakukan brainstorming bersama anggota tim untuk menyelasaikan masalah yang ada.
5. Untuk menemukan hambatan tertentu (bottleneck) dari sebuah proses bisnis. 
   

Bagian-Bagian Diagram Tulang Ikan

Seperti namanya, Diagram Tulang Ikan memiliki struktur menyerupai kerangka ikan yang terdiri dari :

1. Kepala Tulang Ikan Sebuah kepala digambarkan, lalu dipaparkan masalah yang ingin dibahas lebih lanjut. Garis lurus membentuk tulang punggung ikan yang digambarkan menuju kepala ikan.
2. Cabang-Cabang Tulang Punggung Ikan Digambarkan cabang-cabang tulang ikan yang menggambarkan penyebab dari masalah tersebut. Beberapa faktor yang mungkin mempengaruhi adalah metode, kemampuan, peralatan, material yang ada, lingkungan, serta orang-orang atau tenaga kerja yang terlibat. Minimal, Anda menyebutkan empat penyebab dari masalah utama yang muncul
3. Mengisi Cabang dari Tiap Tulang Ikan Untuk tiap penyebab dari masalah bersangkutan, bisa dilakukan brainstorming untuk menemukan hal-hal yang berkaitan dengan penyebab masalah tersebut.

Untuk memudahkan, Anda bisa menggunakan prinsip 7P’s, yaitu:

1. Product (Produk) Baik itu dalam bentuk barang atau jasa, produk adalah sesuatu yang dapat memenuhi kebutuhan konsumen. Kualitas dari produk akan menentukan omzet sekaligus keberjalanan bisnis Anda.
2. Price (Harga) Jumlah uang yang harus dikeluarkan konsumen untuk mendapatkan produk yang mereka inginkan. Produk terbaik haruslah sebisa mungkin price-value, yang mana sesuai antara harga dan nilai yang produk tersebut berikan.
3. Place (Tempat Distribusi Produk) Sebagai seorang konsumen, kecepatan dan kemudahan dalam memperoleh produk menjadi salah satu faktor yang sangat penting. Percuma harga murah, namun Anda harus menempuh perjalanan sangat jauh untuk mendapatkan produk yang Anda inginkan. Dengan memilih tempat distribusi yang tepat (mall, supermarket, minimarket), yang mana dekat dengan pasar yang Anda tuju, maka konsumen pun juga akan merasa semakin dimudahkan.
4. Promotion (Promosi) Anda memiliki produk yang hebat, namun tidak ada konsumen yang mengetahuinya? Apa yang akan terjadi? Seluruh usaha Anda akan sia-sia, bukan? Karena itu metode promosi yang tepat juga penting untuk menjamin terjualnya sebuah produk.
5. People (Sumber Daya Manusia) Apa mungkin permasalahan yang terjadi berasal dari karyawan Anda sendiri? Pastikan bahwa mereka sudah bekerja secara efektif dan efisien sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan.
6. Process (Proses) Dalam setiap pembuatan produk, pasti dibutuhkan proses mulai dari perancangan produk, tes produk, serta evaluasi dan pengembangan produk.
7. Packaging (Kemasan) Ketika kita berbicara mengenai kemasan, ini bukan hanya tentang bagaimana bungkusan snack terlihat menarik. Namun lebih kepada bagaimana penampilan keseluruhan produk, sehingga konsumen tertarik dan nyaman untuk membeli maupun menggunakan produk tersebut  

Sementara itu, Anda juga bisa menggunakan metode lain yang lebih mudah, yaitu 5Why. Seperti namanya, 5Why ini merupakan metode brainstorming yang mana fasilitator atau pembicara melontarkan sebuah permasalahan sambil menanyakan mengapa masalah tersebut terjadi, sementara peserta rapat yang lain menjawab pertanyaan tersebut. 

Hal ini dilakukan terus hingga akar permasalahan ditemukan. Disebut sebagai 5Why karena biasanya dibutuhkan sebanyak 5 pertanyaan untuk mencapai dasar permasalahan dari masalah yang ada. 

Contohnya adalah sebagai berikut : Masalah -> Klien tidak bersedia membayar hasil print brosur yang telah perusahaan Anda buat. Mengapa? Hasil print terlambat, sehingga brosur tidak bisa digunakan lagi. Mengapa? Ternyata proses print 100 lembar brosur lebih lama dari yang dijanjikan sebelumnya. 

Pertanyaan tersebut terus diajukan hingga diketahui bahwa akar masalah yang ada adalah karena tidak adanya jumlah tinta yang memadai dan dibutuhkan waktu lama untuk memesan tinta baru. Solusinya adalah perlu menemukan supplier yang bisa mengirimkan tinta dalam waktu singkat setelah pemesanan dilakukan. 

Contoh Diagram Tulang Ikan Untuk lebih mudahnya, mari kita lihat contoh diagram tulang ikan dengan pokok permasalahan deadline tim yang tidak terpenuhi.